Ako elektronicky podpisovať dokumenty PDF bez ich tlače a skenovania

Dostali ste e-mail s dokumentom, ktorý musíte podpísať a poslať späť. Dokument si môžete vytlačiť, podpísať a potom naskenovať naspäť a odoslať e-mailom. Existuje však lepšia a rýchlejšia cesta.

Ukážeme vám, ako rýchlo pridať svoj podpis do ľubovoľného dokumentu PDF a uložiť ho ako štandardný súbor PDF, ktorý je možné čítať kdekoľvek. Môžete to urobiť v systémoch Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - bez ohľadu na to, akú platformu uprednostňujete.

Elektronické podpisy, nie digitálne podpisy

  1. Windows : Otvorte PDF v aplikácii Adobe Reader a kliknite na tlačidlo „Vyplniť a podpísať“ na pravej table.
  2. Mac : Otvorte súbor PDF v ukážke, kliknite na tlačidlo Nástroje a potom kliknite na položku Podpísať
  3. iPhone a iPad : Otvorte prílohu PDF v Pošte a potom ju podpíšte kliknutím na „Označiť a odpovedať“.
  4. iPhone a Android : Stiahnite si aplikáciu Adobe Fill & Sign, otvorte PDF a klepnite na tlačidlo Podpis.
  5. Chrome : Nainštalujte si rozšírenie HelloSign, nahrajte svoj PDF a kliknite na tlačidlo Podpis.

Najskôr poďme narovnať terminológiu. Tento článok sa zaoberá elektronickými podpismi, nie digitálnymi podpismi, ktoré sú niečím úplne iným. Digitálny podpis je kryptograficky bezpečný a overuje, či niekto s vašim súkromným podpisovým kľúčom (inými slovami vy) videl dokument a autorizoval ho. Je to veľmi bezpečné, ale aj komplikované.

Elektronický podpis je na druhej strane iba obrazom vášho podpisu prekrytého nad dokumentom PDF. Môžete to robiť so všetkými druhmi aplikácií a je to to, čo väčšina ľudí vyžaduje, keď vám pošlú dokument na podpis. Pošlite im súbor PDF s digitálnym podpisom a nebudú vedieť, čo si o tom majú myslieť. Pre mnoho podnikateľov je obrovský technologický skok iba prijatie podpísaných dokumentov e-mailom namiesto toho, aby vás nútili ich faxovať.

Nasledujúce metódy teda nie sú úplne bezpečné - ale ani nič netlačia, nečmárajú to perom a potom to znova skenujú. Aspoň je to rýchlejšie!

Windows: Použite Adobe Reader

SÚVISIACE: Najlepšie čítačky PDF pre Windows

Aj keď program Adobe Reader nie je najľahším prehliadačom súborov PDF, je jedným z najviac nabitých funkciami a má skutočne vynikajúcu podporu pre podpisovanie dokumentov PDF. Túto funkciu môžu ponúkať iné čítačky PDF tretích strán, ktoré si však pred použitím funkcií podpisu všeobecne vyžadujú zakúpenie platenej verzie.

Ak chcete dokument podpísať pomocou aplikácie Adobe Reader, najskôr otvorte dokument PDF v aplikácii Adobe Acrobat Reader DC. Kliknite na tlačidlo „Vyplniť a podpísať“ na pravej table.

Kliknutím na tlačidlo „Podpísať“ na paneli nástrojov a výberom položky „Pridať podpis“ pridáte svoj podpis do aplikácie Adobe Acrobat Reader DC.

Ak potrebujete do dokumentu pridať ďalšie informácie, môžete to urobiť pomocou ďalších tlačidiel na paneli nástrojov. Môžete napríklad písať text alebo pridať začiarknutie na vyplnenie formulárov pomocou tlačidiel na paneli nástrojov Vyplniť a podpísať.

Podpis môžete vytvoriť jedným z troch spôsobov. V predvolenom nastavení program Adobe Reader vyberie možnosť „Typ“, aby ste mohli napísať svoje meno a nechať ho previesť na podpis. Toto nebude vyzerať ako váš skutočný podpis, takže to asi nie je ideálne.

Namiesto toho pravdepodobne budete chcieť zvoliť možnosť „Nakresliť“ a potom nakresliť svoj podpis pomocou myši alebo dotykovej obrazovky. Môžete tiež zvoliť „Obrázok“, ak chcete podpísať kúsok papiera, naskenovať ho skenerom a potom pridať svoj písomný podpis do aplikácie Adobe Reader. (Áno, vyžaduje to skenovanie, ale musíte to urobiť iba raz, potom môžete tento podpis použiť na všetky dokumenty, ktoré v budúcnosti elektronicky podpíšete.)

Po vytvorení podpisu kliknite na „Použiť“, aby sa použil na dokument. Nechajte začiarknuté políčko „Uložiť podpis“ a v budúcnosti môžete tento podpis rýchlo pridať.

Umiestnite svoj podpis myšou na požadované miesto a kliknutím ho použite. Ak ste sa rozhodli svoj podpis uložiť, bude to v budúcnosti ľahko dostupné v ponuke „Podpis“.

Ak chcete podpísaný dokument PDF uložiť, kliknite na položky Súbor> Uložiť a vyberte umiestnenie súboru.

Mac: Použite ukážku

SÚVISIACE: Súbory PDF môžete zlúčiť, rozdeliť, označiť a podpísať pomocou aplikácie Mac Preview

Používatelia počítačov Mac majú väčšie šťastie ako používatelia systémov Windows. Aplikácia Preview zahrnutá v systéme macOS má integrované funkcie podpisovania dokumentov. Vďaka vynikajúcim trackpadom zabudovaným v MacBookoch môžete skutočne nakresliť svoj podpis na trackpad jedným prstom a zadať ho do Preview. Na novom MacBooku s trackpadom „Force Touch“ je to dokonca citlivé na tlak, čo umožňuje ešte presnejšie podpisy.

Môžete tiež jednoducho podpísať kúsok papiera a „naskenovať“ ho pomocou svojej webovej kamery, ak dávate prednosť vytvoreniu podpisu staromódnym spôsobom (alebo ak máte iMac bez trackpadu).

Ak chcete podpísať dokument, otvorte dokument PDF v ukážke (mala by to byť predvolená aplikácia, ktorá sa otvorí po dvojitom kliknutí na súbor PDF, pokiaľ ste ho nezmenili). Kliknite na tlačidlo „Zobraziť panel s nástrojmi na značenie“ v tvare panela nástrojov a potom na zobrazenom paneli nástrojov kliknite na tlačidlo „Podpísať“.

Zobrazí sa výzva na vytvorenie podpisu potiahnutím prsta po trackpade alebo podpísaním kúska papiera a jeho naskenovaním pomocou webovej kamery. Zachyťte svoj podpis raz a Preview si ho zapamätá do budúcnosti.

Po zaznamenaní podpisu ho môžete zvoliť v ponuke, ktorá sa zobrazí po kliknutí na tlačidlo „Podpísať“. Váš podpis sa použije ako obrázok, ktorý je možné pretiahnuť a zmeniť jeho veľkosť tak, aby sa zmestil do dokumentu.

Ostatné možnosti na paneli nástrojov vám umožňujú písať text a kresliť tvary do dokumentu, čo vám v prípade potreby umožňuje vyplniť formuláre.

Po dokončení kliknite na Súbor> Uložiť, aby ste uložili PDF a použili svoj podpis do súboru. Môžete tiež namiesto toho kliknúť na Súbor> Duplikovať a vytvoriť tak kópiu PDF a uložiť zmeny do novej kópie súboru bez úpravy pôvodného.

Ak sa vám ukážka z akýchkoľvek dôvodov nepáči, môžete aplikáciu Adobe Reader DC použiť aj na počítači Mac. Bude to fungovať rovnako ako pri podpise dokumentu v systéme Windows, takže si prečítajte pokyny v sekcii Windows, kde nájdete ďalšie informácie.

iPhone a iPad: Použite Mail alebo Adobe Fill & Sign

SÚVISIACE: Ako podpisovať dokumenty a označovať prílohy v pošte iOS

Na iPhone alebo iPade môžete podpisovať dokumenty pomocou funkcie označovania v aplikácii iOS Mail. Ak máte počítač Mac a na podpisovanie dokumentov používate ukážku, váš podpis sa v skutočnosti synchronizuje z počítača Mac do zariadenia iPhone alebo iPad, takže ho nemusíte vytvárať druhýkrát.

Táto funkcia je pohodlná, ale funguje iba v prípade, že chcete podpisovať dokumenty v aplikácii Mail. Napríklad vám môže byť zaslaný e-mail s dokumentom PDF a možno ho budete musieť podpísať a poslať späť e-mailom.

Ak to chcete urobiť, budete musieť dostať e-mail s pripojeným súborom PDF, klepnúť na prílohu PDF a počas prezerania PDF kliknúť na ikonu „Označiť a odpovedať“ v tvare panela v pravom dolnom rohu obrazovky.

Potom budete môcť pridať podpis klepnutím na tlačidlo podpisu v pravom dolnom rohu obrazovky. Ak chcete, môžete tiež napísať text a nakresliť dokument.

Keď klepnete na „Hotovo“, aplikácia Pošta automaticky vytvorí odpoveď na e-mail s pripojeným podpísaným dokumentom. Môžete napísať e-mailovú správu a potom odoslať podpísaný dokument.

 

Aj keď je to pohodlné, funguje to iba v aplikácii Mail, takže je to veľmi obmedzené. Ak to chcete urobiť z ktorejkoľvek inej aplikácie, budete potrebovať aplikáciu na podpisovanie od tretích strán.

Existuje pomerne veľa možností, ale páči sa nám aplikácia Adobe Fill & Sign od spoločnosti Adobe, ktorá vám umožňuje zadarmo podpísať neobmedzený počet dokumentov. Pomocou fotoaparátu môže dokonca snímať fotografie papierových dokumentov, takže môžete vytvárať digitálne kópie papierových formulárov. Dokument môžete podpísať napísaním na dotykovú obrazovku prstom alebo dotykovým perom. Umožní vám tiež písať text do dokumentov PDF a vyplniť ich.

Ak chcete dostať dokument PDF z inej aplikácie do aplikácie Adobe Fill & Sign, vyhľadajte súbor PDF v inej aplikácii, klepnite na tlačidlo „Zdieľať“ a vyberte aplikáciu Adobe Fill & Sign. Potom môžete klepnúť na tlačidlo podpisu a dokument tak ľahko podpísať. Po dokončení klepnite na tlačidlo „Zdieľať“ v aplikácii Adobe Fill & Sign a odošlite podpísaný dokument do inej aplikácie.

 

Ak podnikáte a hľadáte plnohodnotnejší nástroj alebo ak sa vám nepáči program Adobe Sign & Fill, obzvlášť sa nám páči program SignNow. Funguje veľmi dobre a umožňuje vám podpisovať dokumenty prstom. Môžete si zadarmo zaregistrovať až päť dokumentov mesačne, ale potom to vyžaduje mesačný poplatok za predplatné. Je to však dobrá alternatíva.

Android: Použite Adobe Fill & Sign

Android nemá zabudovanú aplikáciu, ktorá by to dokázala. Namiesto toho budete musieť použiť aplikáciu tretej strany. Rovnako ako na zariadeniach iPhone a iPad sa nám páči program Adobe Fill & Sign, ktorý vám umožňuje podpisovať neobmedzený počet dokumentov mesačne zadarmo. Fotoaparátom tiež dokáže snímať fotografie papierových dokumentov, aby ste ich mohli podpisovať elektronicky.

Po nainštalovaní aplikácie môžete v aplikácii otvoriť dokumenty PDF a klepnutím na tlačidlo podpis ich podpísať. Podpísaný dokument potom môžete zdieľať s inou aplikáciou klepnutím na tlačidlo „Zdieľať“.

 

Rovnako ako v systéme iOS, aj v prípade systému iOS odporúčame SignNow, ak chcete mať niečo viac funkcií a ste ochotní platiť (pretože ponúka zadarmo až päť podpisov mesačne).

Chromebook: Použite HelloSign

V Chromebooku nájdete rôzne služby podpisovania na webe, ktoré vám vyhovujú. Páči sa nám HelloSign, ktorý ponúka dobré webové rozhranie a tiež aplikáciu Chrome integrovanú s Diskom Google. Umožňuje vám zadarmo zaregistrovať až tri dokumenty mesačne.

Základné webové rozhranie HelloSign umožňuje jednoduché nahrávanie dokumentov PDF a ich podpisovanie nakreslením podpisu alebo nahraním obrázka. Podpísaný dokument potom môžete niekomu poslať e-mailom priamo alebo si dokument stiahnuť a robiť s ním, čo chcete.

Ak sa vám HelloSign nepáči, DocuSign funguje dobre aj na Chromebooku a ponúka aplikáciu integrovanú na podpisovanie pomocou Disku Google a rozšírenie prehliadača, ktoré umožňuje podpisovať dokumenty z Gmailu. DocuSign však neponúka žiadne bezplatné podpisy. SignNow ponúka aj aplikáciu Chrome pre Disk Google a rozšírenie pre Gmail, ale aplikácia a rozšírenie nie sú tak dobre skontrolované.

Linux: Je to komplikované

V systéme Linux je to o niečo tvrdšie, pretože oficiálna verzia aplikácie Adobe Reader pre Linux bola ukončená. Ani staré, zastarané verzie dostupné pre Linux nemajú túto funkcionalitu, rovnako ako populárne integrované prehliadače PDF ako Evince a Okular.

Pre čo najjednoduchšie použitie by ste mohli vyskúšať webový nástroj, ako je HelloSign, ktorý je uvedený v časti Chromebook vyššie.

Ak chcete používať aplikáciu pre počítač, je Xournal asi najpohodlnejším nástrojom na podpisovanie súborov PDF v systéme Linux. Môže anotovať súbory PDF a pridávať k nim obrázky. Najprv budete musieť vytvoriť obrázok svojho podpisu - podpísať kúsok papiera, naskenovať ho do systému Linux a vyčistiť ho. Môžete ich potenciálne iba nasnímať pomocou webovej kamery alebo fotoaparátu smartphonu. Možno ho budete chcieť doladiť na GIMPe, aby mal priehľadné pozadie, alebo sa len nezabudnite podpísať na biely kúsok papiera a že pozadie je úplne biele.

Nainštalujte si Xournal z inštalačného nástroja softvéru distribúcie Linuxu, otvorte PDF a kliknite na možnosť ponuky Nástroje> Obrázok. Takto môžete vložiť obrázok svojho podpisu a podľa potreby ho môžete zmeniť a zmeniť jeho veľkosť tak, aby sa zmestil do poľa podpisu.

Skutočné skenovanie a vytvorenie obrazového súboru je trochu nepríjemné, ale môžete použiť túto metódu na rýchle podpísanie dokumentov v budúcnosti po získaní dobrého obrazu svojho podpisu.

Uznanie obrázka: Tim Pierce na Flickri