Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Tabuľkách Google

Ak pracujete s ostatnými na zdieľanom súbore Tabuliek Google, ľudia môžu niekedy zadať neočakávané údaje alebo niečo, čo porušuje vzorec. Jedným zo spôsobov, ako zabezpečiť, aby všetci zadali požadované údaje, je poskytnúť im ich v rozbaľovacom zozname na overenie.

Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam

Rozbaľovací zoznam je skvelým spôsobom, ako zabezpečiť, aby údaje, ktoré ľudia zadávajú do vášho formulára, aplikácie alebo tabuľky, zodpovedali presne tomu, čo očakávate. Poskytuje tiež oveľa rýchlejší spôsob zadávania týchto údajov, pretože ľudia vyberajú z vopred nakonfigurovaného zoznamu, ktorý poskytnete.

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je otvoriť súbor Tabuliek Google a vybrať bunku (bunky), pre ktoré chcete použiť rozbaľovací zoznam.

SÚVISIACE: 5 funkcií Tabuliek Google, ktoré by ste mali poznať

Ďalej otvorte ponuku „Data“ a vyberte príkaz „Data Validation“.

V rozbaľovacej ponuke Kritériá vyberte možnosť „Zoznam z rozsahu“ alebo „Zoznam položiek“.

  • Zoznam z rozsahu:  Zoznam hodnôt, ktoré boli vybrané z iných buniek na rovnakom alebo inom hárku. Napríklad ak chcete použiť hodnoty v bunkách B1-B9 na hárku 2, zadajte, Sheet2!B1:B9aby sa údaje v nich obsiahnuté zobrazili v rozbaľovacom zozname, alebo priamym výberom niektorej z buniek vo vašom hárku.
  • Zoznam položiek: Zoznam vopred určených dátových položiek. Môže to byť buď text, alebo čísla a každú hodnotu napíšete sami. Oddeľte ich čiarkami (a bez medzier). Táto možnosť vám neumožňuje vložiť údaje priamo z iných buniek.

Tu používame možnosť „Zoznam položiek“ a poskytujeme niekoľko numerických možností.

Po zadaní údajov, ktoré sa majú zobraziť v rozbaľovacom zozname, skontrolujte, či máte povolenú možnosť „Zobraziť rozbaľovací zoznam v bunke“, inak sa hodnoty vo vybratých bunkách nezobrazia.

Môžete tiež zvoliť, čo sa stane, keď sa niekto pokúsi zadať hodnotu, ktorá nie je na zozname. Možnosť „Zobraziť varovanie“ im umožňuje zadať neplatné údaje, ale poznačí ich do hárku (pozri sa, ako za chvíľu). Možnosť „Odmietnuť vstup“ im bráni v zadávaní všetkého, čo nie je na vašom zozname.

A nakoniec môžete povoliť možnosť „Zobraziť text pomocníka s overením“, aby ste ľuďom poskytli určité informácie o tom, čo si môžu v bunkách zvoliť. Po výbere možnosti zadajte ľubovoľné pokyny.

Keď skončíte, kliknite na „Uložiť“.

Ako používať nový rozbaľovací zoznam

Po dokončení môže ktokoľvek, kto používa hárok, kliknúť na šípku rozbaľovacej ponuky v týchto bunkách a zvoliť hodnotu zo zoznamu.

Ak ste vybrali možnosť „Zobraziť text pomocníka s overením“, tento text sa zobrazí, kedykoľvek ktokoľvek vyberie jednu z overených buniek.

Ak niekto zadá hodnotu, ktorá sa v zozname nezhoduje, a máte zapnutú možnosť „Zobraziť varovanie“, neplatné údaje sa označia v bunke.

Podržaním myši ukážete, prečo je označený.

Ak namiesto toho máte vybratú možnosť „Odmietnuť vstup“, ľudia dostanú podobné varovanie, keď sa pokúsia zadať všetko, čo nie je na vašom zozname.

Ak potrebujete odstrániť alebo upraviť ktorúkoľvek z položiek z rozbaľovacieho zoznamu, vráťte sa späť na Údaje> Overenie údajov a upravte všetky položky zo zoznamov, ktoré ste vytvorili. Úplné odstránenie zoznamu je také ľahké ako kliknutie na tlačidlo „Odstrániť overenie“, ktoré sa nachádza v dolnej časti.