Ako vytvoriť vyplniteľné formuláre v programe Microsoft Word

Vytváranie formulárov v programe Microsoft Word je jednoduché, ale výzva nastane, keď sa rozhodnete vytvoriť vyplniteľné formuláre s možnosťami, ktoré môžete posielať ľuďom a nechať ich digitálne vyplniť. Či už potrebujete formulár na zhromažďovanie informácií o ľuďoch, alebo ak sa chcete zúčastniť prieskumu, v ktorom otestujete reakcie používateľov na softvér alebo nový produkt, MS Word má riešenie pre vás.

Poznámka:  Screenshoty v tomto výučbe pochádzajú z Wordu 2010, ale toto by malo fungovať rovnako aj v Word 2013.

Povoliť kartu Vývojár

Ak chcete vytvoriť vyplniteľné formuláre, musíte najskôr povoliť kartu vývojár kliknutím na rozbaľovaciu ponuku „Súbor“ a potom na položku „Možnosti“. Otvorte kartu „Prispôsobiť pásku“ a v časti „Prispôsobiť pásku“ vyberte možnosť „Hlavné karty“.

Teraz budete musieť označiť políčko „Vývojár“ a stlačiť „OK“.

Keď to urobíte, všimnete si, že do hornej časti obrazovky bola pridaná ďalšia ponuka s niekoľkými novými možnosťami pre vývojárov.

Na šablónu, alebo nie na šablónu?

Existujú dve hlavné možnosti, ako začať s vytváraním formulára. Možnosť jedna je ľahko použiteľná, ak nájdete šablónu, ktorá vyhovuje vašim potrebám. Ak chcete vyhľadať šablóny, kliknite na ponuku „Súbor“ a vyberte možnosť „Nové“. Uvidíte veľa vopred pripravených šablón na stiahnutie. Stačí kliknúť na „Formuláre“ a prehľadať výber šablón, aby ste našli tú, ktorá vyhovuje vašim potrebám.

Keď nájdete svoju šablónu, jednoducho si ju stiahnite a podľa potreby upravte formulár.

Pretože je to ľahká cesta a je možné, že nenájdete šablónu, ktorá by vyhovovala vašim potrebám, prediskutujeme najlepší spôsob, ako vytvoriť formuláre úplne od začiatku. Začnite opätovným prechodom na možnosti šablón, ale namiesto vopred pripraveného formulára vyberte možnosť „Moje šablóny“.

Teraz budete musieť kliknúť na kontrolný kruh „Šablóny“ a potom stlačiť „OK“, aby ste vytvorili prázdnu šablónu. Nakoniec uložte dokument stlačením klávesov „Ctrl + S“. Nazveme ju „Šablóna formulára 1“.

Vyplňte formulár

Teraz, keď máte prázdnu šablónu, ste pripravení začať pridávať informácie do formulára. Formulár, ktorý vytvoríme v tomto príklade, je jednoduchý formulár na zhromažďovanie informácií o ľuďoch, ktorí ich vypĺňajú. Najprv budete musieť zadať základné otázky. Pre tento tutoriál sa pokúsime získať nasledujúce informácie:

  1. Meno ( obyčajná textová odpoveď )
  2. Vek ( rozbaľovací zoznam )
  3. DOB ( odpoveď na dátum )
  4. Pohlavie ( začiarkavacie políčko )
  5. PSČ ( odpoveď na obyčajný text )
  6. Telefónne číslo ( odpoveď na obyčajný text )
  7. Obľúbená primárna farba a prečo: ( rozbaľovací zoznam )
  8. Najlepšie polevy na pizzu (začiarkavacie políčko a odpoveď na obyčajný text )
  9. Aká je tvoja vysnená práca a prečo? Obmedzte svoju odpoveď na 200 slov ( Rich Text Response )
  10. Na akom type vozidla jazdíte? ( Obyčajná textová odpoveď )

Kliknite na kartu „Vývojár“, ktorú ste pridali skôr, a v sekcii „Ovládacie prvky“ zvoľte „Režim návrhu“, čím začnete vytvárať rôzne možnosti ovládania. Ak chcete vidieť, ako to vyzerá v akcii, nezabudnite zrušiť výber možnosti „Režim návrhu“.

Textové oddiely

Pre akékoľvek odpovede, ktoré si vyžadujú textovú odpoveď, môžete pridať textové časti. Urobíte to výberom možnosti Ovládanie obsahu RTF  (umožňuje používateľom upravovať formátovanie) alebo Ovládanie obsahu  obyčajného textu (umožňuje iba obyčajný text bez formátovania).

Poďme povoliť odpoveď vo formáte RTF na otázku 9 a potom odpoveď vo formáte obyčajného textu na otázku 1, 5, 6 a 10.

Nezabudnite, že text v ovládacích poliach obsahu môžete upraviť tak, aby zodpovedal otázkam, a to tak, že do nich kliknete a napíšete ich tak, ako je to znázornené na obrázku vyššie.

Pridajte možnosť výberu dátumu

Ak potrebujete pridať dátumy, môžete pridať „Ovládanie obsahu nástroja na výber dátumu“.  Použime to a pridajme ho k otázke 3.

Vložte rozbaľovací zoznam s možnosťami

Pre otázky, ktoré umožňujú iba jednu odpoveď, napríklad čísla (otázka 2), je užitočný rozbaľovací zoznam . Pridáme jednoduchý zoznam a vyplníme ho vekovými rozsahmi. Budete musieť pridať pole na kontrolu obsahu, kliknúť naň pravým tlačidlom myši a zvoliť možnosť „Vlastnosti“. Ďalej kliknite na pridať a pridajte vekové rozsahy.

Keď skončíte, malo by to vyzerať asi takto (Design Mode Disabled).

Prípadne môžete pridať „rozbaľovaciu ponuku“,  ktorá vám umožní pridať ľubovoľné požadované možnosti a tiež umožní používateľom v prípade potreby zadať ďalší text. Pridajme rozbaľovacie pole k otázke 7. Pretože sa jedná o rozbaľovacie pole, používatelia si budú môcť vybrať možnosť a napísať, prečo sa im páči farba.

Pridajte začiarkavacie políčka

Pri štvrtej otázke pridáme možnosti začiarkavacieho políčka.  Najskôr zadáte svoje možnosti (mužské a ženské). Po každej možnosti teraz môžete pridať kontrolu obsahu.

Opakujte postup pre všetky ďalšie otázky, ktoré si vyžadujú jednu alebo viac možností. K otázke 8 pridáme aj začiarkavacie políčka. Pridáme tiež pole pre odpoveď v obyčajnom texte pre všetky zálievky, ktoré tu nie sú uvedené.

Balenie

Vyplnený prázdny formulár by mal vyzerať ako na obrázkoch nižšie, podľa toho, či máte povolený alebo zakázaný režim návrhu.

Gratulujeme, práve ste sa naučili základy tvorby interaktívnych formulárov. V prípade potreby si môžete stiahnuť náš vyplnený vzorový formulár. Súbor DOTX môžete poslať ľuďom a keď ho otvoria, automaticky sa otvorí normálny dokument vo formáte Word, ktorý môžu vyplniť a odoslať vám, pretože šablóna sa použije automaticky.

Image Credit: Ben Ward na Flickri